01Příjem dokladů
Doklady chodily čtyřmi kanály (mail, fotka z mobilu, papír, flash disk). Každá účetní strávila tříděním zhruba hodinu denně.
Caso de éxito
Účetní kancelář ve třech hodinách místo pěti
Doklady chodily čtyřmi kanály, sdílená schránka přerůstala přes hlavu, klienti volali pro stav uzávěrky. Místo portálu na míru jsme nasadili Wflow, Microsoft 365 a Pipedrive a propojili je do jednoho workflow. Měsíční závazek klienta kanceláře teď zabere kolem tří hodin místo pěti.
ConsultoríaSoporte
Resultados clave
40 až 50 %
Úspora času na měsíční závazek
+25 až 30 %
Uvolněná kapacita kanceláře
3 měsíce
Doba nasazení
3
Stack nasazených nástrojů
El reto
Qué frenaba el crecimiento.
Účetní kancelář s patnácti zaměstnanci vede agendu sto klientům. Doklady chodily mailem, fotkami z mobilu, papírově i občas na flash disku.
Každá účetní strávila zhruba hodinu denně jen tříděním příloh a přepisováním podkladů do účetního systému, než se vůbec dostala k zaúčtování. Měsíční závazek jednoho klienta zabíral v průměru pět hodin.
Klienti volali pro stav uzávěrky a kancelář neměla rychlý způsob, jak odpovědět. Důležitá komunikace mizela ve společné schránce, dotazy padaly do nedořešena.
Růst počtu klientů by znamenal najmout další účetní. Účetní na trhu nejsou. Kancelář potřebovala kapacitu uvolnit, ne dokoupit.
02Komunikace s klientem
Sdílená schránka přerůstala přes hlavu. Dotazy padaly do nedořešena, klient se ozýval podruhé.
03Stav uzávěrky
Klient volal pro stav, kancelář neměla rychlou odpověď. Telefonáty žraly čas obou stran.
04Kapacita
Růst klientely by znamenal najmout další účetní. Na trhu nejsou, kancelář potřebovala kapacitu uvolnit.
Auditoría
Flujo documental
MS 365
CRM
Integración de sistemas
Soporte y mantenimiento
Nuestro trabajo
De la auditoría a una operación bajo control.
Šli jsme cestou připravených nástrojů, ne vlastního portálu. Vyhodnotili jsme procesní mapu kanceláře a vybrali tři SaaS produkty, které do sebe zapadnou a zaplatí se rychle.
- Wflow pro digitalizaci dokladů: klient nahraje fakturu mailem, fotkou nebo přes web, Wflow ji vytěží a předá jako účetní zápis do účetního systému. Schvalování a oběh běží s auditní stopou.
- Microsoft 365 a SharePoint pro sdílenou dokumentaci. Klient má vlastní složku s nastavenými právy, kancelář si drží jednotnou strukturu napříč klienty.
- Pipedrive pro klientskou komunikaci. Místo společné e-mailové schránky drží karta klienta historii dotazů, stav uzávěrky a další úkoly. Klient dostane notifikaci, když je hotovo.
Naše práce nebyla v psaní kódu. Bylo to v procesní analýze, výběru správné kombinace nástrojů, jejich nastavení a v onboardingu kanceláře i klientů. Pilot s pěti klienty proběhl za měsíc, roll-out na zbylých devadesát pět za další dva.
Resultados
Un avance medible.
Účetní získala zpátky zhruba dvě třetiny hodiny denně, kterou dřív vyplňovala tříděním a přepisem. Zpracování měsíčního závazku jednoho klienta kleslo z pěti hodin přibližně na tři. Kancelář si tím uvolnila kapacitu kolem 25 až 30 procent bez toho, aby přijala dalšího člověka.
Komunikace se přestěhovala ze sdílené schránky do Pipedrive. Klient vidí stav uzávěrky v notifikacích, dotaz se neztratí, účetní reaguje během hodin místo druhého dne. Wflow drží přehled, co je zaplaceno a co čeká na schválení, s auditní stopou.
Uvolněný čas kancelář investovala zpátky do klienta. Účetní stíhají dělat ročně víc daňových optimalizací a klientských konzultací, místo aby přepisovaly přílohy z mailu. Z toho roste i marže kanceláře, protože poradenství je dražší než zpracování dokladů.
40 až 50 %
Úspora času na měsíční závazek
+25 až 30 %
Uvolněná kapacita kanceláře
3 měsíce
Doba nasazení
3
Stack nasazených nástrojů
Antes y después
- Třídění dokladů (denně na účetní)~1 h15 až 20 min
- Měsíční závazek jednoho klienta5 h~3 h
- Reakce na klientský dotazdo druhého dnedo hodiny
DesarrolloSoportePět systémů v jednom rytmu pro rostoucí SaaS firmu
Software pro BOZP (SaaS)Rostoucí SaaS firma, zákazníci od malých firem po korporace · Česká republikaObchod v Pipedrive, projekty v ClickUp, faktury ve Fakturoidu, účetnictví v Xero a doklady ve wFlow. Pět dobrých nástrojů, mezi kterými se všechno přepisovalo ručně. Postavili jsme vlastní integraci, která je denně synchronizuje, takže zakázka projde od podpisu smlouvy po fakturu bez přepisování.
Integración de sistemasCRMFlujo documental+1
ConsultoríaDesarrolloSoporteB2B objednávková aplikace pro firemní catering
Gastronomie a firemní cateringStředně velká firma · Česká republikaTýdenní objednávky chodily mailem a telefonem, alergeny se přepisovaly ručně a expedice dělala 5 až 10 chyb měsíčně. Postavili jsme vlastní B2B objednávkovou aplikaci pro 30+ firemních klientů s daty o porcích, alergenech a variantách menu, takže příprava týdne spadla z půl dne na hodinu.
AuditoríaDesarrollo a medidaIntegración de sistemas+1
ConsultoríaDesarrolloSoportePower BI nad pěti reklamními platformami, reporting ze dvou dnů na odpoledne
Marketingová agentura12 lidí · Česká republikaPět reklamních platforem a žádný společný reporting, account manageři ztráceli dva dny měsíčně ručním sběrem dat. Nasadili jsme Power BI nad vlastní data warehouse a Pipedrive pro správu klientů, měsíční reporting klesl z 16 na 4 hodiny na account managera.
AuditoríaEstrategiaBI y reporting+3
Pojďme to zapnout
¿Está resolviendo algo parecido?
Repasamos su operación, le mostramos dónde está el mayor impacto y acordamos el siguiente paso.