Caso de éxito

Pět systémů v jednom rytmu pro rostoucí SaaS firmu

Obchod v Pipedrive, projekty v ClickUp, faktury ve Fakturoidu, účetnictví v Xero a doklady ve wFlow. Pět dobrých nástrojů, mezi kterými se všechno přepisovalo ručně. Postavili jsme vlastní integraci, která je denně synchronizuje, takže zakázka projde od podpisu smlouvy po fakturu bez přepisování.

DesarrolloSoporte

Software pro BOZP (SaaS)Rostoucí SaaS firma, zákazníci od malých firem po korporaceČeská republika4 měsíce, dál v servisu

Resultados clave

40 až 50 %

Úspora času na administrativě zakázek

Systémů v jednom workflow

4 měsíce

Doba stavby integrace

1× denně automaticky

Synchronizace dat

El reto

Qué frenaba el crecimiento.

Firma vyvíjí software pro řízení BOZP a daří se jí. Od malých zákazníků, kteří si předplatné koupili samoobslužně, postupně rostla k velkým korporátním klientům. S nimi přišly rámcové smlouvy, několikaměsíční nasazování, objednávky, milníková fakturace a schvalovací kolečka na straně zákazníka. Zázemí firmy, které stačilo na měsíční předplatné, najednou nestačilo.

Každé oddělení si časem pořídilo vlastní nástroj a každý sám o sobě fungoval dobře. Obchod jel v Pipedrive, implementační tým řídil projekty v ClickUp, faktury se vystavovaly ve Fakturoidu, účetnictví běželo v Xero a přijaté doklady obíhaly ve wFlow. Problém nebyl v nástrojích, ale mezi nimi. Když obchodník uzavřel smlouvu, ručně zakládal projekt v ClickUp, fakturantka si milníky hlídala v tabulce vedle a do účetnictví se obchodní data dostávala s týdenním zpožděním.

Založení jedné větší zakázky znamenalo přepsat stejná data do čtyř dalších systémů, zhruba hodinu práce. A protože se přepisovalo ručně, občas se přenesla stará verze ceny nebo špatný fakturační plán. Nejvíc bolela fakturace milníků: dokončený milník v ClickUp se musel ručně dostat do tabulky a z ní do Fakturoidu. Měsíčně se stávalo, že se některý milník vyfakturoval o pár týdnů později, než mohl.

Vedení nevidělo celek. Kolik je podepsáno, kolik z toho rozpracováno a kolik vyfakturováno, to se skládalo ručně z exportů. Při dalším růstu měla firma dvě možnosti: nabrat lidi do administrativy, nebo systémy propojit a nechat data téct sama.

01Zakládání zakázek

Stejná data se po podpisu smlouvy ručně přepisovala do čtyř dalších systémů. Zhruba hodina práce a občas stará cena nebo špatný fakturační plán.

02Fakturace

Milníky se hlídaly v tabulce vedle ClickUp. Měsíčně se některý vyfakturoval o pár týdnů později, než mohl.

03Doklady

Přijaté doklady ve wFlow neměly vazbu na projekt. Náklady se na zakázky párovaly ručně v účetnictví, nebo vůbec.

04Přehled

Kolik je podepsáno, rozpracováno a vyfakturováno se skládalo ručně z exportů. Vedení vidělo celek jednou měsíčně.

Integración de sistemas

CRM

Flujo documental

Soporte y mantenimiento

Nuestro trabajo

De la auditoría a una operación bajo control.

Začali jsme auditem cesty zakázky od podpisu smlouvy po zaplacenou fakturu. Označili jsme každé místo, kde se stejná data zadávají podruhé, a našli jsme jich šest. Zároveň bylo jasné, že nástroje samotné měnit nechceme. Tým je umí, má je zažité a každý ve své oblasti patří k nejlepším. Chybělo jediné: vrstva, která je propojí.

Postavili jsme vlastní integrační službu, která všech pět systémů drží v jednom workflow. Pipedrive je vstupní bod: když obchodník přepne zakázku na vyhráno, integrace založí projekt v ClickUp podle šablony odpovídající typu smlouvy, včetně fakturačních milníků. Když implementační tým označí milník za dokončený, vznikne podklad pro fakturu ve Fakturoidu. Vystavené faktury a platby se propisují do Xero, kde sedí účetnictví. Přijaté doklady schválené ve wFlow se párují na konkrétní projekt, takže firma vidí náklady proti výnosům po zakázkách.

Synchronizace běží automaticky jednou denně. Integrace zároveň hlídá rozdíly: když se data v systémech rozejdou, třeba když někdo ručně přepíše cenu nebo termín, přijde ráno upozornění s konkrétním seznamem, co nesedí. Kontrola chodí sama, nikdo nemusí nic porovnávat ručně.

Konkrétní sestava:

Pipedrive pro obchod (smlouvy, cenové podmínky, fakturační plán zakázky)
ClickUp pro implementační projekty se šablonami podle typu smlouvy
Fakturoid pro vystavování faktur, Xero pro účetnictví
wFlow pro oběh a schvalování přijatých dokladů s vazbou na projekt
Vlastní integrační služba: denní synchronizace všech pěti systémů a ranní kontrola rozdílů

Po spuštění jsme zůstali v servisním režimu. Když firma přidá nový typ smlouvy nebo změní fakturační logiku, upravíme šablony a mapování. Integrace drží krok s tím, jak se mění obchod, ne naopak.

Resultados

Un avance medible.

Založení větší zakázky kleslo ze zhruba hodiny přepisování do čtyř systémů na dvacet minut kontroly v jednom. Měsíční fakturace milníků zabere do jednoho dne místo dvou a hlavně se žádný milník neztratí, podklad vzniká automaticky z dokončené práce v ClickUp. Celkově tráví tým administrativou kolem zakázek o 40 až 50 % méně času, který dřív padal na přepisování a dohledávání.

Spolupráce pokračuje v servisu. Postupně přidáváme šablony pro nové typy smluv, ladíme párování nákladů na projekty a aktuálně řešíme reporting nad daty ze všech pěti systémů, aby vedení vidělo rozpracovanost a fakturaci na jedné obrazovce každý den, ne jednou měsíčně z exportů.

Firma dál roste na velké zákazníky a administrativa s tím drží krok bez nabírání. Faktura odchází hned, jak je práce hotová, což je u milníkových smluv znát na penězích na účtu. Obchodníci zakládají zakázky bez opisování, fakturantka kontroluje místo přepisování a vedení rozhoduje nad čísly, která sedí ve všech pěti systémech stejně.

40 až 50 %

Úspora času na administrativě zakázek

Systémů v jednom workflow

4 měsíce

Doba stavby integrace

1× denně automaticky

Synchronizace dat

Antes y después

Založení nové zakázky do systémůkolem 1 hdo 20 min
Měsíční fakturace milníkůaž 2 dnydo 1 dne
Týdně na přepisování mezi systémy5 až 6 hdo 3 h

Más trabajo

Casos relacionados

Pojďme to zapnout

¿Está resolviendo algo parecido?

Repasamos su operación, le mostramos dónde está el mayor impacto y acordamos el siguiente paso.