Caso de éxito

Stavby v Tabidoo místo Excelu na sdíleném disku

Stavební firma řídila desítky projektů v Excelech na sdíleném disku, fakturační milníky se ručně přepisovaly a stavební dokumenty se ztrácely. Postavili jsme v Tabidoo evidenci staveb s etapami, dodavateli a milníky, propojili ji s Microsoft 365 pro dokumenty a napojili export do ekonomického softwaru.

ConsultoríaDesarrolloSoporte

StavebnictvíStředně velká stavební firmaČeská republika6 měsíců implementace, dál v servisu

Resultados clave

40 až 50 %

Úspora času na fakturaci

do 1 minuty

Vyhledání dokumentu

6 měsíců

Doba implementace

100 %

Pokrytí staveb v systému

El reto

Qué frenaba el crecimiento.

Firma řídila desítky souběžně běžících staveb v rozsáhlých Excelových sešitech uložených na sdíleném síťovém disku. Každá stavba měla vlastní soubor, někdy dva nebo tři podle toho, kdo z týmu si potřeboval něco vytáhnout. Když dva lidé otevřeli stejný soubor naráz, jeden zápis se přepsal. Stavbyvedoucí často nevěděl, jestli pracuje s aktuální verzí, nebo s tou, co kolega upravil před dvěma hodinami.

Fakturační milníky se přepisovaly ručně do účetnictví. Asistentka si v pondělí ráno vytáhla z každého Excelu stavby řádky, které dospěly do fakturace, a opisovala je do ekonomického softwaru. Trvalo to čtyři až pět hodin týdně, a každý měsíc se objevily dva až tři milníky, které někdo zapomněl označit jako hotové, takže se fakturovaly o měsíc později než měly.

Stavební dokumenty (projektová dokumentace, smlouvy s dodavateli, předávací protokoly, fotodokumentace) byly rozeseté po e-mailech, sdíleném disku a v telefonech stavbyvedoucích. Když přišla kontrola nebo reklamace, hledání konkrétního dokumentu trvalo i půl dne. U starších staveb už některé dokumenty nikdo nenašel.

Vedení firmy nemělo přehled o tom, kolik stavby reálně stojí a v jaké fázi se nachází. Reporting pro majitele se dělal jednou měsíčně ručně, kontrolovala se každá stavba zvlášť a sčítaly se hodnoty z jednotlivých Excelů. Rozhodnutí o přijetí nové zakázky se dělala bez aktuálních dat o vytížení týmu a o stavu rozpracovaných projektů.

01Evidence projektů

Desítky souběžných staveb v Excelech na sdíleném disku, kolize při souběžné editaci, neaktuální verze. Stavbyvedoucí nevěděl, jestli pracuje s tou pravou.

02Fakturace

Fakturační milníky se ručně přepisovaly z Excelu do ekonomického softwaru. Každý měsíc se dva až tři milníky zapomněly označit a fakturovaly se pozdě.

03Dokumenty

Stavební dokumentace rozeseté po e-mailech, discích a telefonech. Při kontrole nebo reklamaci hledání konkrétního papíru trvalo i půl dne.

04Reporting

Přehled pro majitele se sestavoval ručně jednou měsíčně. Rozhodnutí o nových zakázkách padala bez aktuálních dat o vytížení týmu a rozpracovanosti.

Auditoría

Flujo documental

MS 365

Integración de sistemas

Soporte y mantenimiento

Nuestro trabajo

De la auditoría a una operación bajo control.

Začali jsme auditem projektového řízení a zmapováním toho, co stavební firma reálně potřebuje evidovat: stavbu, etapy, dodavatele, materiál a fakturační milníky vázané na konkrétní fáze. Custom vývoj by byl drahý a pomalý, vyhodnotili jsme jako vhodnější Tabidoo. Low-code platforma zvládne strukturovanou evidenci se specifickými atributy stavebnictví, a klient si v ní později může sám upravovat formuláře, aniž by potřeboval programátora.

V Tabidoo jsme postavili evidenci staveb s vazbou na etapy, dodavatele a milníky. Každá stavba má vlastní záznam s rozpisem etap, k etapám se přiřazují dodavatelé a materiál, a každý fakturační milník má stav (plánováno, hotovo, fakturováno). Dokumenty (smlouvy, protokoly, fotky) jsou uložené v Microsoft 365 a propojené přímo ze záznamu stavby v Tabidoo, takže stavbyvedoucí má všechno na jeden klik z telefonu nebo z notebooku.

Fakturační milníky se z Tabidoo exportují do ekonomického softwaru klienta strukturovaným způsobem, takže asistentka nepřepisuje, ale jen kontroluje a potvrzuje. Vedení firmy má v Tabidoo dashboardy nad portfoliem staveb: stav rozpracovanosti, plánované fakturace v dalším měsíci, vytížení dodavatelů. Reporting pro majitele vzniká sám, nemusí se sestavovat ručně.

**Tabidoo**: jádro projektového řízení, evidence staveb, etap, dodavatelů a fakturačních milníků - **Microsoft 365 a SharePoint**: úložiště stavební dokumentace propojené s Tabidoo záznamy - **Export do ekonomického softwaru**: strukturovaný přenos fakturačních milníků, asistentka už nepřepisuje

Resultados

Un avance medible.

Šest měsíců po nasazení firma řídí všechny stavby v Tabidoo a Excely na sdíleném disku zmizely. Čas asistentky na měsíční fakturaci klesl o 40 až 50 %, milníky se neopomíjejí, protože systém je sám hlídá. Stavbyvedoucí najdou dokument ke stavbě do minuty místo půldne hledání po e-mailech a discích. Vedení firmy má aktuální přehled o portfoliu staveb každý den, ne jen jednou měsíčně.

Po dokončení implementace zůstáváme v servisním režimu. Klient s námi konzultuje úpravy formulářů, když přijde nový typ zakázky se specifickými atributy, a postupně rozšiřujeme propojení Tabidoo s dalšími nástroji firmy. Klient u nás zůstává i poté, co se na naší straně vyměnil hlavní kontakt, což bereme jako potvrzení, že systém dává firmě dlouhodobou hodnotu.

Uvolněná kapacita asistentky a stavbyvedoucích jde do toho, co firma reálně potřebuje: víc péče o zákazníky, rychlejší reakce na poptávky, lepší kontrola dodavatelů. Majitel se může soustředit na získávání nových zakázek a strategická rozhodnutí, protože aktuální čísla má v dashboardu, ne v pondělí ráno na poradě.

40 až 50 %

Úspora času na fakturaci

do 1 minuty

Vyhledání dokumentu

6 měsíců

Doba implementace

100 %

Pokrytí staveb v systému

Antes y después

Týdně na zpracování fakturačních milníků4 až 5 h2 až 3 h
Vyhledání dokumentu ke stavběaž 4 hdo 1 min
Aktuálnost reportingu pro vedení1× měsíčnědenně

Más trabajo

Casos relacionados

Pojďme to zapnout

¿Está resolviendo algo parecido?

Repasamos su operación, le mostramos dónde está el mayor impacto y acordamos el siguiente paso.