Caso de éxito

Power BI nad pěti reklamními platformami, reporting ze dvou dnů na odpoledne

Pět reklamních platforem a žádný společný reporting, account manageři ztráceli dva dny měsíčně ručním sběrem dat. Nasadili jsme Power BI nad vlastní data warehouse a Pipedrive pro správu klientů, měsíční reporting klesl z 16 na 4 hodiny na account managera.

ConsultoríaDesarrolloSoporte

Marketingová agentura12 lidíČeská republika4 měsíce implementace, dál v servisu

Resultados clave

70 až 80 %

Úspora času na měsíčním reportingu

4 měsíce

Doba implementace

5 zdrojů

Pokrytí reklamních platforem

12 lidí

Tým agentury v jednotném CRM

El reto

Qué frenaba el crecimiento.

Dvanáctičlenná marketingová agentura spravovala kampaně klientů na pěti platformách současně, Google Ads, Meta Ads, Sklik, LinkedIn Ads a TikTok Ads. Každý account manager měl pod sebou 4 až 6 klientů a každý měsíc musel připravit reporting, který ukazoval výkonnost napříč všemi kanály. Data se stahovala ručně, jeden platformový export, druhý platformový export, kopírovat do Excelu, sladit metriky, dopočítat ROAS a sloučit do prezentace pro klienta.

Konec měsíce byl peklo. Každý account manager strávil reportingem 2 dny, tedy 16 hodin čistého času, který nešel do kampaní ani do komunikace s klientem. V agentuře s pěti account managery to znamenalo 10 člověkodnů měsíčně jen na reporting, který klient přečetl za 15 minut. Klienti přitom očekávali první reporting do třetího pracovního dne v měsíci, takže prvních pět dní v měsíci se nedělalo skoro nic jiného.

Druhý problém byla nekonzistence. Každý account manager si reporting dělal po svém, jeden v PowerPointu, druhý v Google Slides, třetí v Excelu s grafy. Vedení agentury nemělo přehled napříč klienty, nešlo říct, který klient roste a který stagnuje, dokud někdo neprošel všechny reporty ručně. Když klient zavolal s otázkou na výkon kampaně mimo měsíční cyklus, account manager seděl 30 až 45 minut nad daty, než odpověděl.

Třetí bolest byla samotná správa klientského portfolia. Agentura používala sdílený Excel pro evidenci klientů, kontaktů, smluv a fakturací. Account manageři si poznámky z hovorů psali do OneNote, e-maily zůstávaly v Outlooku. Když odešel kolega na dovolenou, předávka klienta trvala půl dne a stejně se na něco zapomnělo.

01Reporting

Account manager strávil 16 hodin měsíčně ručním stahováním dat z pěti reklamních platforem a skládáním do prezentace.

02Konzistence

Každý account manager dělal reporting po svém, vedení nemělo přehled napříč klienty bez ručního procházení.

03Reakce

Ad-hoc dotaz klienta na výkon kampaně znamenal 30 až 45 minut sezení nad exporty, než přišla odpověď.

04CRM

Klientské portfolio bylo ve sdíleném Excelu, poznámky v OneNote, e-maily v Outlooku. Předávka klienta byla půldenní cvičení.

Auditoría

Estrategia

BI y reporting

CRM

Desarrollo a medida

MS 365

Nuestro trabajo

De la auditoría a una operación bajo control.

Začali jsme auditem reportingu. Prošli jsme, co se v reportech reálně objevuje, co klient čte a co jsou jen ozdoby. Z toho vznikla šablona pěti až sedmi klíčových metrik na klienta (ROAS, CPA, CTR, spend, konverze) a zbytek šel pryč. Zároveň jsme zmapovali, jak data z Google Ads, Meta Ads, Sklik, LinkedIn Ads a TikTok Ads do agentury přicházejí, a navrhli jednotný datový pipeline.

Postavili jsme vlastní ingestion skripty, které denně tahají data přes oficiální API každé reklamní platformy do centrálního data warehousu. Nad ním sedí Power BI dashboard s šablonou pro každého klienta. Account manager si v ranní kávě otevře dashboard a vidí výkonnost svých klientů včetně srovnání s předchozím obdobím. Pro klientský reporting stačí dashboard otevřít, doplnit komentář a sdílet přes M365 účet, ne stahovat data ručně.

Klientské portfolio jsme přestěhovali do Pipedrive. Každý klient má kartu se smlouvou, kontaktem, historií komunikace a aktivních kampaní. E-maily se na klientskou kartu napojují automaticky přes Outlook integraci, takže když je account manager mimo, kolega vidí celou historii. Pipedrive jsme zvolili proto, že má dobré API pro budoucí napojení na fakturaci a tým si na něj zvykl za týden.

Pipedrive CRM pro klientské portfolio a historii komunikace - Power BI dashboard nad daty z pěti reklamních platforem - Vlastní ingestion skripty (Google Ads, Meta Ads, Sklik, LinkedIn Ads, TikTok Ads API) - Microsoft 365 pro sdílení reportů a integraci e-mailu

Resultados

Un avance medible.

Měsíční reporting se z dvou dnů scvrkl na zhruba 4 hodiny na account managera, kdy se data automaticky natáhnou přes ingestion skripty do data warehousu a Power BI dashboard je připravený do druhého pracovního dne v měsíci. Account manager už nesbírá data, jen interpretuje a píše komentář ke kampani, což je práce, kterou klient skutečně platí. Ad-hoc dotaz na výkon kampaně se zvládne do pěti minut, místo aby kolega vstával od rozjeté práce a procházel exporty.

Agentura s námi dál řeší automatický rozvoz reportingu klientům přímo z Power BI (sdílené dashboardy přes M365 účty), napojení fakturačních dat z účetnictví do Pipedrive a nastavení alertů, když kampaň propadne pod cílový ROAS. Po čtyřech měsících implementace pokračuje servisní spolupráce s předvídatelným měsíčním rytmem.

S uvolněnou kapacitou account manageři vzali pod sebe víc klientů bez nutnosti nabírat. Místo dvou dnů reportingu mají dva dny navíc na strategickou práci, optimalizaci kampaní a obchodní hovory s klienty o navýšení rozpočtů. Agentura tak v průběhu spolupráce zvedla počet aktivně spravovaných klientů, aniž by rostla v lidech, což je v marketingu při současných platových nákladech ten nejpřímější způsob, jak si zlepšit marži.

70 až 80 %

Úspora času na měsíčním reportingu

4 měsíce

Doba implementace

5 zdrojů

Pokrytí reklamních platforem

12 lidí

Tým agentury v jednotném CRM

Antes y después

Měsíční reporting na account managera16 hodindo 4 hodin
Reakce na ad-hoc dotaz klienta na výkon kampaně30 až 45 mindo 5 minut
Předávka klienta při zastupovánípůl dnedo hodiny

Más trabajo

Casos relacionados

Pojďme to zapnout

¿Está resolviendo algo parecido?

Repasamos su operación, le mostramos dónde está el mayor impacto y acordamos el siguiente paso.