Caso de éxito

Vlastní mobilní aplikace pro BOZP inspektory v terénu

Audit den u zákazníka, pak dva dny psaní zprávy ve Wordu a deset dní čekání na fakturu. Postavili jsme vlastní mobilní aplikaci pro inspektory v terénu s offline módem a podpisem zákazníka na tabletu, většina auditů je dnes hotová týž den.

ConsultoríaDesarrolloSoporte

BOZP a pracovní bezpečnostStředně velká firma, inspektoři po celé ČRČeská republika8 měsíců projekt, dál v servisu

Resultados clave

60 až 70 %

Zkrácení doby na audit

z 12 dní na 2 dny

Rychlost fakturace

8 měsíců + servis

Délka projektu

celá ČR

Inspektoři v terénu

El reto

Qué frenaba el crecimiento.

Inspektor BOZP odjel ráno k zákazníkovi, prošel provozovnu, fotil rizika telefonem, psal poznámky do bloku a nechal si podepsat papírový protokol. Vrátil se na pobočku a další dva dny seděl u Wordu. Fotky stahoval z telefonu do počítače, ručně je vkládal do šablony, popisoval co je na nich vidět, odkazoval na příslušnou normu. Jeden audit znamenal tři pracovní dny, z toho dva čistého psaní.

Šablona ve Wordu žila vlastním životem. Každý inspektor měl svou verzi, někdo doplnil novou tabulku, jiný vyhodil sekci kterou nepoužíval. Když přišla revize normy, vedení nedokázalo zjistit, kdo už šablonu aktualizoval a kdo posílá zákazníkovi starou verzi. Hotová zpráva šla zákazníkovi e-mailem v PDF, podpis zákazníka došel papírově poštou o týden později, často se ztratil.

Fakturace byla samostatný proces. Asistentka jednou týdně procházela mailbox, hledala odeslané zprávy, dohledávala v Excelu jaká cena byla dohodnutá a opisovala fakturační údaje do účetního SW. Mezi auditem a vystavenou fakturou utíkalo deset až čtrnáct dní, někdy se na zákazníka zapomnělo úplně.

Vedení nemělo přehled. Kolik auditů kdo udělal za měsíc, jaká rizika se opakují u jakého typu provozů, kde tým dohání skluz. Reporty se dělaly jednou za kvartál ručním sčítáním složek, čísla byla vždy o dva měsíce zpožděná.

01Provoz

Audit den u zákazníka, pak dva dny psaní zprávy ve Wordu. Jeden zákazník zabral tři dny inspektora.

02Kvalita

Šablona ve Wordu se rozjela mezi inspektory, vedení nevědělo kdo posílá aktuální verzi a kdo starou.

03Fakturace

Mezi auditem a vystavenou fakturou utíkalo 10 až 14 dní, asistentka ručně dohledávala podklady v mailu a Excelu.

04Reporting

Vedení dostávalo čísla jednou za kvartál ručním sčítáním složek, žádný průběžný přehled o tom kde tým stojí.

Auditoría

Desarrollo a medida

Integración de sistemas

BI y reporting

Soporte y mantenimiento

Nuestro trabajo

De la auditoría a una operación bajo control.

Začali jsme procesním auditem. Den s inspektorem v terénu, den s asistentkou u fakturace, půlden s vedením nad reportingem. Z toho vyšlo, že žádný hotový SaaS nepokryje kombinaci offline terénu, fotografií s geolokací, podpisu zákazníka na tabletu a specifické struktury BOZP zprávy podle českých norem. Šli jsme do vlastního vývoje mobilní aplikace pro inspektory.

Aplikace běží na tabletu i telefonu, funguje offline (inspektor často nemá signál ve výrobní hale nebo skladu) a po připojení synchronizuje. Inspektor fotí přímo do bodu zprávy, foto se opatří geolokací a časovým razítkem, vybere normu z číselníku, doplní popis. Na konci nechá zákazníka podepsat na tabletu, PDF se vygeneruje a odejde mailem. Stejná data jdou jako fakturační podklad do účetního SW, kde asistentka jen potvrdí a vystaví fakturu.

Pro vedení jsme nad daty postavili dashboard v Power BI: počet auditů na inspektora, průměrná doba uzávěrky, nejčastější typy rizik podle oboru zákazníka, skluz v plánovaných termínech. Konkrétní stack:

Vlastní mobilní aplikace pro inspektory (foto s geolokací, offline mód, generování PDF, podpis na tabletu) - Integrace s ekonomickým SW pro automatické předání fakturačního podkladu - Power BI dashboard pro vedení (živá data, ne kvartální Excel) - Servisní režim na úpravy šablon při změnách legislativy

Resultados

Un avance medible.

Inspektor dnes zavře audit u zákazníka. Fotky s geolokací jdou rovnou do zprávy, struktura je daná, podpis zákazníka přijde na tablet, PDF se vygeneruje na místě a odejde mailem ještě než inspektor nasedne do auta. Tři dny práce se zkrátily zhruba o 60 až 70 %, většina auditů je hotová týž den. Fakturační podklad jde z aplikace do účetního SW automaticky, asistentka už nedohledává nic v mailu, faktura odchází do dvou dnů.

Spolupráce neskončila spuštěním. Aktuálně doplňujeme šablony pro nové typy auditů, ladíme Power BI dashboard podle toho, co vedení reálně sleduje, a postupně přidáváme funkce, které si inspektoři vyžádali z provozu. Servisní režim drží aplikaci v běhu a reaguje na změny v legislativě, které ovlivňují strukturu zpráv.

S uvolněnou kapacitou klient nabral další zákazníky, aniž rozšířil tým inspektorů. Část kapacity jde do hlubších poradenských služeb, kde inspektor stráví u zákazníka víc času na konzultaci a méně u Wordu. Vedení vidí v dashboardu, který typ provozů má nejčastější rizika, a podle toho cíleně nabízí navazující školení, což je nová příjmová linka.

60 až 70 %

Zkrácení doby na audit

z 12 dní na 2 dny

Rychlost fakturace

8 měsíců + servis

Délka projektu

celá ČR

Inspektoři v terénu

Antes y después

Doba zpracování jednoho auditu3 dny1 den
Mezi auditem a vystavením faktury10 až 14 dnído 2 dnů
Reporting pro vedení8 h ručně každý kvartálživý dashboard

Más trabajo

Casos relacionados

Pojďme to zapnout

¿Está resolviendo algo parecido?

Repasamos su operación, le mostramos dónde está el mayor impacto y acordamos el siguiente paso.